Política de tratamiento de la información

VALOREM S.A.S. Sociedad comercial identificada con NIT. 830.038.885-7, constituida en la República de Colombia, con domicilio principal en la Calle 75 No. 5-59 Bogotá D.C., así como sus filiales, subsidiarias y demás vinculadas, reconoce la importancia de la seguridad, privacidad y confidencialidad de los datos personales de sus clientes, accionistas, proveedores, empleados y terceros vinculados, por lo que en cumplimiento a los mandatos constitucionales y legales, presenta el siguiente documento que contiene su manual de políticas de privacidad y protección de datos personales.

1. PRINCIPIOS GENERALES, POSTULADOS y PRINCIPIOS ESPECÍFICOS:

VALOREM S.A.S. (En adelante, VALOREM o la Compañía) garantiza la protección de derechos como el Habeas Data, la privacidad, la intimidad, el buen nombre e imagen, con tal propósito todas las actuaciones se regirán por principios de buena fe, legalidad, autodeterminación informática, libertad y transparencia.

Quien en ejercicio de cualquier actividad, incluyendo comerciales y laborales, sean estas permanentes u ocasionales, pueda suministrar cualquier tipo de información o dato personal a VALOREM y en la cual ésta actúe como encargada del tratamiento o responsable del tratamiento podrá conocerla, actualizarla y rectificarla.

MARCO LEGAL: Constitución Política, artículo 15; Ley 66 de 2008; Ley 1581 de 2012; Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010, y Decreto Reglamentario parcial No 1377 de 2013; Sentencias de la Corte Constitucional C – 1011 de 2008, y C – 748 del 2011; Decretos 886 de 2014 y 1074 de 2015; demás disposiciones reglamentarias y complementarias.

2. DEFINICIONES:

De conformidad con la legislación vigente sobre la materia, se establecen las siguientes definiciones, las cuales serán aplicadas e implementadas acogiendo los criterios de interpretación que garanticen una aplicación sistemática e integral, y en consonancia con los avances tecnológicos, la neutralidad tecnológica y los demás principios y postulados que rigen los derechos fundamentales que circundan, orbitan y rodean el derecho de habeas data y protección de datos personales.

  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
  • Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
  • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  • Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público.
  • Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
  • Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
  • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

3. PRINCIPIOS:

VALOREM aplicará los siguientes principios específicos que se establecen a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales:

  • Legalidad: En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales, se dará aplicación a las disposiciones vigentes y aplicables que rigen el tratamiento de datos personales y demás derechos fundamentales conexos.
  • Seguridad: Los datos personales e información usada, capturada, recolectada y sujeta a tratamiento por VALOREM , será objeto de protección en la medida en que los recursos técnicos y estándares mínimos así lo permitan, a través de la adopción de medidas tecnológicas de protección, protocolos, y todo tipo de medidas administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros y repositorios electrónicos evitando su adulteración, modificación pérdida, consulta, y en general en contra de cualquier uso o acceso no autorizado.
  • Confidencialidad: Todas y cada una de las personas que administran, manejen, actualicen tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases o Bancos de Datos, se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelarla a terceros, todas las informaciones personales, comerciales, contables, técnicas, comerciales o de cualquier otro tipo suministradas en la ejecución y ejercicio de sus funciones. Todas las personas que trabajen actualmente o sean vinculadas a futuro para tal efecto, en la administración y manejo de bases de datos, deberán suscribir un documento adicional u otrosí a su contrato laboral o de prestación de servicios para efectos de asegurar tal compromiso. Esta obligación persiste y se mantiene inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
  • Libertad: El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.
  • Finalidad: El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales a los que tenga acceso y sean acopiados y recogidos por VALOREM, estarán subordinados y atenderán una finalidad legítima, la cual debe serle informada al respectivo titular de los datos personales.
  • Veracidad o calidad: La información sujeta a uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
  • Transparencia: En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de VALOREM, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.
  • Circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados. Para estos propósitos la obligación de VALOREM, será de medio.

4. FINALIDAD Y TIPO DEL TRATAMIENTO:

VALOREM realiza o se reserva el derecho a realizar conforme a los términos y límites establecidos en la normatividad vigente, tratamiento de información personal con las siguientes finalidades:

  • Realizar, a través de cualquier medio en forma directa o a través de terceros, actividades de mercadeo, promoción y/o publicidad propia o de terceros, venta, facturación, gestión de cobranza, recaudo, programación, soporte técnico, inteligencia de mercados, mejoramiento del servicio, verificaciones y consultas, control, comportamiento, hábito y habilitación de medios de pago, prevención de fraude, así como cualquier otra relacionada con nuestros productos y servicios, actuales y futuros, para el cumplimiento de las obligaciones contractuales y de nuestro objeto social.
  • Evaluar la calidad de nuestros productos y servicios y realizar estudios sobre hábitos de consumo, preferencia, interés de compra, prueba de producto, concepto, evaluación del servicio, satisfacción y otras relacionadas con nuestros servicios y productos.
  • Realizar las gestiones necesarias para dar cumplimiento a las obligaciones inherentes al objeto social de VALOREM.
  • Controlar y prevenir el fraude en todas sus modalidades.
  • Gestionar la seguridad y control de acceso a las instalaciones de la Compañía.
  • Cumplir con las normas y protocolos de bioseguridad dispuestos por las autoridades competentes emitidas en el marco del Estado de Emergencia Sanitaria como consecuencia de la pandemia por el COVID-19; o cualquier otra emergencia sanitaria o situación de salud pública respecto de la cual las autoridades nacionales y locales exijan la recolección, tratamiento y uso de datos personales, incluyendo datos personales sensibles.
  • Reportar a las autoridades y entidades de salud aquella información necesaria para gestionar o mitigar los efectos generados por el COVID-19, incluidos datos personales sensibles, o cualquier otra emergencia sanitaria o situación de salud pública respecto de la cual las autoridades nacionales y locales exijan el reporte a las autoridades de datos personales, incluyendo datos personales sensibles.

El tipo de tratamiento que se realiza a los datos personales contempla las actividades descritas bajo la definición de “Tratamiento” incluida en el Artículo 2º del presente documento y adicionalmente, lo siguiente:
Compartir la información con:

  • El o los encargados del tratamiento.
  • Las personas jurídicas que tengan la calidad de proveedores, aliados, distribuidores, subcontratistas, outsourcing y demás terceros relacionados directa o indirectamente con el objeto social VALOREM, especialmente pero sin limitarse a: facturación, recaudo, cobranza, publicidad, mercadeo, promociones, ventas, instalaciones, soporte, comunicación.
  • Las filiales, subsidiarias, vinculadas o matrices de VALOREM.
  • Los operadores necesarios para el cumplimiento de los derechos y obligaciones derivados de los contratos celebrados en el giro ordinario del negocio.
  • Las personas con las que VALOREM adelante gestiones para efectos de dar cumplimiento a sus obligaciones comerciales, contractuales, legales, administrativas y demás.

5. DATOS SENSIBLES:

Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.

5.1. Tratamiento de datos sensibles:

  • Se podrá hacer uso y tratamiento de los datos catalogados como sensibles cuando:
  • El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
  • El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
  • El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.
  • El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
  • El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

5.2. Autorización del titular:

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento se requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.

5.3. Casos en que no se requiere la autorización:

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

  • Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  • Datos de naturaleza pública.
  • Casos de urgencia médica o sanitaria.
  • Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  • Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

6. DERECHO DE LOS TITULARES:

Conforme a las disposiciones normativas sobre datos personales el Titular tiene los siguientes derechos:

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada.
  • Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se le dará a sus datos personales.
  • Presentar ante la SIC quejas por infracciones a lo dispuesto en las normas sobre datos personales.
  • Solicitar la supresión de los datos personales.
  • Revocar la autorización mediante la presentación de una solicitud y/o reclamo. Esta no procede cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
  • Solicitar a la SIC que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos.
  • Consultar de forma gratuita sus datos personales, al menos una vez cada mes calendario y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de Tratamiento de la información.

7. DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores.
Queda proscrito el tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.

8. DEBERES DE VALOREM COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

VALOREM, cuando actúe como responsable del tratamiento de datos personales, cumplirá con los siguientes deberes:

  • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  • Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
  • Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  • Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
  • Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
  • Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.
  • Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados.
  • Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  • Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
  • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

9. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS

VALOREM, se reserva, en los eventos contemplados en la ley y en sus estatutos y reglamentos internos, la facultad de mantener y catalogar determinada información que repose en sus bases o bancos de datos, como confidencial de acuerdo con las normas vigentes, sus estatutos y reglamentos.

VALOREM, procederá de acuerdo con la normatividad vigente y la reglamentación que para tal fin expida el Gobierno Nacional, a realizar el registro de sus bases de datos, ante El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) que será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio. El RNBD, es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país y que será de libre consulta para los ciudadanos, de acuerdo con la normatividad que para tal efecto expida el Gobierno Nacional.

10. AUTORIZACIONES Y CONSENTIMIENTO

La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de VALOREM, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos.

10. 1. Medio y manifestaciones para otorgar la autorización

La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento vía clic o doble clic, mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos. La autorización será generada por VALOREM y será puesta a disposición del titular con antelación y de manera previa al tratamiento de sus datos personales.

10.2. Prueba de la autorización

VALOREM utilizará los mecanismos con que cuenta actualmente, e implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.

11. AVISO DE PRIVACIDAD

El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se informa al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

12. CONSULTAS

Los titulares, o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos. En consecuencia, VALOREM garantizará el derecho de consulta, suministrando a los titulares, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

Para el efecto, la GERENCIA DE CUMPLIMIENTO, darán trámite a las solicitudes efectuadas por los Titulares o sus causahabientes en relación con el tratamiento de sus datos personales. Para tal efecto, es necesario que el Titular o su representante legal se identifique y haga una descripción clara, precisa y detallada de los datos respecto de los cuales funda su solicitud o busca ejercer alguno de sus derechos, con el fin de poder garantizar una respuesta oportuna y efectiva.

En el caso de consultas, VALOREM dará respuesta a los peticionarios dentro del término establecido en la ley 1581 de 2012, esto es en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

13. RECLAMOS

El Titular o sus causahabientes podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento, canalizándola y remitiéndola a través de la dependencia designada y cuyos datos de contacto se concretan en el presente documento y que ejercerá la función de protección de datos personales al interior de VALOREM.

El reclamo lo podrá presentar el Titular, teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1074 de 2015, y demás normas que los modifiquen o adicionen.

  • Procedimientos para presentar reclamos.

En cualquier momento y de manera gratuita el titular o su representante podrán solicitar a VALOREM, la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad.

Los derechos de rectificación, actualización o supresión únicamente se podrán ejercer por:

  • El titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad, o a través de instrumentos electrónicos que le permitan identificarse.
  • Su representante, previa acreditación de la representación.

Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular, deberá acreditarse en debida forma la personería o mandato para actuar; y en caso de no acreditar tal calidad, la solicitud se tendrá por no presentada.

La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por VALOREM, consagrados en el presente documento y debe contener como mínimo, la siguiente información:

  • El nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.
  • Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.
  • La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.
  • En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.

En el caso de reclamos, VALOREM dará respuesta a los peticionarios en el término previsto en la Ley 1581 de 2012, esto es en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

14. RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DATOS

VALOREM tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos previamente señalados. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente:

En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.

VALOREM, tiene plena libertad de habilitar mecanismos adicionales que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando éstos beneficien al titular. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes.

15. SUPRESIÓN DE DATOS

El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a VALOREM la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

  • Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
  • Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
  • Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por VALOREM. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:

  • El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
  • La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
  • Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

16. MEDIOS DE CONTACTO

Con el fin de garantizar el derecho de los Titulares a realizar consultas, quejas, reclamos o peticiones, VALOREM pone a su disposición los siguientes mecanismos de contacto:

Los anteriores medios de contacto se entienden sin perjuicio de la facultad de VALOREM de establecer mecanismos adicionales de contacto los cuales se publicarán o anunciarán mediante su página web.

17. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN

Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.

Modalidades de revocación:

  • La primera, podrá versar ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que VALOREM deba dejar de tratar por completo los datos del titular;
  • La segunda, podrá ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado.

18. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y MEDIDAS DE SEGURIDAD

VALOREM adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

19. FUNCIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES AL INTERIOR DE VALOREM

VALOREM, actuará como RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO de Datos Personales y adicionalmente, actuará como ENCARGADO DEL TRATAMIENTO en la medida en que el tratamiento de la respectiva base de datos no haya sido delegado a un tercero. En el evento en que usted considere que VALOREM dio un uso contrario al autorizado y a las leyes aplicables, podrá contactarnos a través de una comunicación dirigida a la GERENCIA DE CUMPLIMIENTO la cual podrá ser contactada por cualquiera de los medios dispuestos en el presente documento.

20. VIGENCIA

El presente manual rige a partir del 4 de octubre de 2016 y su última actualización fue el 15 de enero de 2023.

ANEXO 1

MODELO AVISO DE PRIVACIDAD

ANEXO 1
Aviso de Privacidad

Valorem S.A.S. (en adelante “VALOREM” o la “Sociedad”), responsable de la vigilancia y recepción del edificio ubicado en la Calle 75 # 5-59 de Bogotá, en cumplimiento de lo previsto por la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, le informa que los Datos Personales que usted suministre al momento de ingresar a sus oficinas e instalaciones, serán tratados mediante el uso y mantenimiento de medidas de seguridad técnicas, humanas y administrativas a fin de impedir que terceros no autorizados accedan a los mismos.

1. Responsable del Tratamiento:

El Responsable del Tratamiento de sus Datos Personales es VALOREM, domiciliada en Bogotá, la cual tiene su oficina principal ubicada en la Calle 75 # 5-59 Bogotá, Colombia. Para mayor información podrá contactarnos en el correo electrónico [email protected] o en el teléfono (601) 756 0809.

2. Tratamiento y Finalidad:

Los Datos Personales suministrados serán recolectados, utilizados, transmitidos, transferidos, almacenados y procesados con el objeto de:

  • Controlar el acceso a las oficinas, incluyendo las zonas comunes video-vigiladas en el edificio;
  • Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por los Titulares y a organismos de control, y Transmitir los Datos Personales a las demás autoridades que en virtud de la ley aplicable deban recibir los Datos Personales;
  • Notificar a contactos autorizados en caso de emergencias durante el acceso a nuestras oficinas.
  • Cumplir con las normas y protocolos de bioseguridad dispuestos por las autoridades competentes emitidas en el marco del Estado de Emergencia Sanitaria como consecuencia de la pandemia por el COVID-19; o cualquier otra emergencia sanitaria o situación de salud pública respecto de la cual las autoridades nacionales y locales exijan la recolección, tratamiento y uso de datos personales, incluyendo datos personales sensibles.
  • Reportar a las autoridades y entidades de salud aquella información necesaria para gestionar o mitigar los efectos generados por el COVID-19, incluidos datos personales sensibles, o cualquier otra emergencia sanitaria o situación de salud pública respecto de la cual las autoridades nacionales y locales exijan el reporte a las autoridades de datos personales, incluyendo datos personales sensibles.

3. Derechos del Titular de Datos Personales:

Le informamos que usted tiene los derechos previstos en la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, y en particular a:

  • Acceder en forma gratuita a los Datos Personales proporcionados a VALOREM que hayan sido objeto de Tratamiento;
  • Conocer, actualizar y rectificar su información personal frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o respecto de aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
  • Solicitar prueba de la Autorización otorgada a VALOREM;
  • Ser informado por el Responsable o Encargado sobre el uso que se le ha dado a sus Datos Personales;
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (“SIC”) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente;
  • Revocar la Autorización otorgada y solicitar la supresión del dato cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales;
  • Abstenerse de responder preguntas sobre datos sensibles. Tendrán carácter facultativo las respuestas a preguntas que versen sobre niños, niñas y adolescentes y aquellas relacionadas con datos de salud.

4. Mecanismos para conocer la Política de Tratamiento de la Información:

Usted podrá ejercer los derechos que la Ley prevé, siguiendo los procedimientos que VALOREM proporciona para tales efectos, los cuales puede conocer en nuestra Política de Tratamiento de la Información publicada en la página web de VALOREM.

Para dudas e inquietudes relacionadas con estos temas puede escribirnos al correo electrónico [email protected].